Kun työkuukausia uudessa työpaikassa on takana yhden käden sormia pienempi määrä, on moni asia vielä uusi ja ihmeellinen. Tällainen uutuus omalla työurallani on perehtyminen julkisten hankintojen kilpailuttamiseen. Jotta hankintalaki saloineen avautuisi myös uudelle tulokkaalle, osallistuin Tietosanoman (www.tietosanoma.fi) järjestämään koulutuspäivään aiheen tiimoilta. ”Julkisten hankintojen kilpailuttaminen” -koulutuspäivän aikana aihetta tarkasteltiin niin hankintayksiköiden, kuin palvelun ja tuotteiden tarjoajienkin näkökulmasta.
Yksi asia on varmaa. Kilpailuttaminen hankintalain ohjauksessa ei ole helppoa.
Kun koulutus koostuu pääasiassa markkinatuomioistuimeen menneistä tapauksista ja ennakkotapausten luomista linjauksista lain tulkintaan, ymmärtää nopeasti harmaan alueen haasteellisuuden. Lain tavoite on kuitenkin selkeä:
”Lain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tavaroita, palveluja ja rakennusurakoita julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa.”
Ilman lainsäädännön tuomaa läpinäkyvyyttä, saatettaisiin projekteja edelleen sopia saunan lauteilla – tavalla, joka ei edistäisi julkisten varojen kestävää käyttöä, tuotteiden sekä palveluiden kehittymistä tai kaikkien mahdollisuutta osallistua. Vaikka kilpailuttaminen on raskas prosessi niin hankintayksikölle kuin tarjoajallekin, tulee muistaa mihin sillä pyritään.
Keskeiseksi onnistuneen lopputuloksen kannalta nouseekin kilpailutuksen suunnitteluvaihe. Luennoitsijaa lainaten, ”jos Ladaa tilaa niin Mersua ei saa” (ottamatta nyt sinällään kantaa automerkkien paremmuuteen 😊). Tärkeää olisikin ymmärtää, mitä itseasiassa ollaan hankkimassa.
Esimerkki omalta alaltamme: onko hankinnan tavoitteena ilmanpuhdistin vai puhtaampi työympäristö sekä tyytyväinen tilankäyttäjä, joka kokee saaneensa apua sisäilmaongelmista aiheutuneisiin oireisiin? Ensimmäinen kun ei takaa vielä toista, joten kilpailuttamalla vain laitteen, saat – laitteen, jonka pitäisi olla pätevä poistamaan erilaisia epäpuhtauksia koko sopimuskauden eli 2-4 vuoden ajan. Ja jos olet kriteeriksi määritellyt vielä vain hinnan, niin kyllä, saat jopa halvan laitteen. Mutta ratkaiseeko se ongelmasi? Tehostaako se julkisten varojen käyttöä? Onko se kestävä hankinta?
Hinta on helppo kriteeri.
Hinta on yhdellä silmäyksellä vertailtavissa toisen toimijan vastaavaan arvoon. Yhtään väheksymättä hinnan merkitystä hankinnassa – julkisten varojen käytön tehostaminen on yksi lain tavoite – on sen dominointi alamme kilpailutusten kriteereissä hämmentävää. Me kaikki toivomme, että osuisimme joskus jättipottiin, jossa halvalla saisimme huippulaatua. Mutta jos emme edes määrittele tavoittelemaamme laatua, kuinka todennäköistä moinen lottovoitto on?
”Laadun määrittelee aina ostaja”, todettiin koulutuksessa. Jotta ymmärretään, mitä voidaan tavoitella, on tunnettava ala ja sen toimijat. Markkinakartoitus on oiva tapa saada näkemyksiä siihen, millaisia asioita hankintakriteereissä voi ja kannattaa ottaa huomioon, jonka jälkeen ainakin hankinnan tavoite on selvillä. Perusteellisesti tehty tutustuminen alaan ja kriteerien määrittely lopullisen tavoitteen näkökulmasta ei auta pelkästään palvelujen/tuotteiden tarjoajia, vaan ennen kaikkea hankintayksiköitä. Kilpailutuksen tuloksen kanssa ollaan naimisissa vuosia. Sisäilmahaasteiden kohdalla huonosti toteutettu lopputulos voi pahimmillaan tarkoittaa jollekin tilankäyttäjälle elinikäisiä terveydellisiä ongelmia. Se ei voi olla huonon kilpailutuksen hinta.
Valintapäätöksen jälkeen työ vasta alkaa.
Me palvelujen tarjoajat emme toki tee tätä helpoksi. Kerromme, miksi juuri meidän tapamme on oikea ja ärhäkkäästi kommentoimme mielestämme virheellisiä kriteerejä tai päätöksiä. Kukaan meistä ei kuitenkaan halua, että kilpailutuksesta tulee ”juristin joulu” (taas koulutuksessa usein kuultua). Tavoitteemme on siis yhteinen. Mietitään yhdessä, millaisia ovat kriteerit, joilla voidaan aidosti saavuttaa kilpailutuksessa toivottu laatutaso. Ja kun tämä on tehty, valitaan toimittaja, joka täyttää nämä kriteerit kustannustehokkaimmin. Valintapäätöksen jälkeen työ vasta alkaa. Yhteistyössä valitun toimittajan kanssa pitää seurata, että kilpailutukseen asetetut tavoitteet todella täyttyvät. Eli myös seurantaa ja valvontaa tulisi vaatia jo valmisteluvaiheessa. Mikäli sopimuksen ehdot eivät toteudu, tulisi olla mahdollisuus vaihtaa palveluntuottajaa. Tämä on ainoa tapa saada palveluntuottajat kehittämään omia toimintojaan.
Kilpailu- ja kuluttajavirasto on avannut sivut, joiden kautta voi tehdä nimettömän ilmiannon, mikäli epäilee, että lain piiriin kuuluvia hankintoja tehdään kilpailuttamatta. Seuraava askel on toivottavasti se, että ilmiannon voi tehdä, jos hankintayksikkö tai yritys ei noudata hankintalain henkeä. Toisin kuin usein kuvitellaan, se ei ole ”osta mahdollisimman halvalla”. Varojen käytön tehostamista tärkeämpää on se, että tehdään laadukkaita hankintoja. Väliaikaisen suojaamisen osalta laadun unohtaminen voi tarkoittaa ihmisen terveyden menettämistä. Siihen ei Suomella ole varaa, kirosana.
Tutustu myös Sisäilmalähetti Oy:n palveluvastaavaan Mika Heinon ajatuksiin työntekemisestä intohimolla ja yhteen hiileen puhaltamalla.